Aguarde por favor...
D.O. nº29171 de 11/02/2026
PORTARIA 026 2026 SESP - DESIGNAÇÃO
D.O. nº29172 de 12/02/2026

PORTARIA Nº 34.2026.GAB.SESP

D.O. nº29172 de 12/02/2026
PORTARIA Nº 36.2026.GAB.SESP

PORTARIA Nº 34/2026/GAB/SESP

Institui, no âmbito da Secretaria de Estado de Segurança Pública - SESP, o Assistente Virtual “IVO” como ferramenta de apoio à gestão de arquivos convencionais e digitais, e dá outras providências.

O SECRETÁRIO DE ESTADO DE SEGURANÇA PÚBLICA, no uso de suas atribuições legais que lhe conferem o art. 71 da Constituição do Estado de Mato Grosso e o art. 3º da Lei Complementar nº 612, de 28 de junho de 2019,

CONSIDERANDO a Instrução Normativa nº 003/2023/SEPLAG, que estabelece os procedimentos complementares à Política de Gestão de Documentos convencionais no âmbito do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso;

CONSIDERANDO a Instrução Normativa nº 008/2023/SEPLAG, que dispõe sobre a concessão de acessos e protocolo de documentos no Sistema Estadual de Produção e Gestão de Documentos Digitais - SIGADOC, bem como sobre o encerramento de processos administrativos físicos;

CONSIDERANDO a necessidade de impulsionar o cumprimento das normas e procedimentos técnicos de gestão documental e de assegurar a preservação do patrimônio documental da SESP, alinhada à modernização administrativa e às diretrizes de transformação digital do Governo do Estado;

CONSIDERANDO a importância de ampliar a acessibilidade às orientações em gestão de documentos e arquivos, promovendo padronização e uniformidade nos procedimentos no âmbito da SESP;

CONSIDERANDO a iniciativa da Gerência de Arquivo - GEARQ em implementar ferramentas inovadoras voltadas ao aprimoramento dos processos de transferência e custódia de arquivos físicos, ao fortalecimento das orientações e do apoio técnico aos setores da SESP, bem como à prestação de suporte qualificado às unidades administrativas e aos servidores, especialmente no que se refere à correta classificação dos documentos produzidos;

CONSIDERANDO que o IVO é o primeiro Assistente Virtual voltado à gestão de documentos no Estado de Mato Grosso;

CONSIDERANDO que o IVO - Assistente Virtual de Orientações em Gestão de Arquivos foi desenvolvido pela GEARQ/SESP como ferramenta estratégica de apoio técnico e fortalecimento das boas práticas em gestão de arquivos;

CONSIDERANDO que o IVO se apresenta como uma boa prática de inovação administrativa, contribuindo para otimização de processos, redução de custos, mitigação de retrabalhos, ampliação do acesso à informação, promoção da transparência e fortalecimento da gestão arquivística;

RESOLVE:

Art. 1º Instituir, no âmbito da Secretaria de Estado de Segurança Pública - SESP, o Assistente Virtual “IVO”, como ferramenta oficial da Gerência de Arquivo - GEARQ, destinada a fortalecer a governança documental, ampliar a conectividade com os setores e promover maior eficiência nas atividades de arquivamento, conservação, preservação, segurança e acesso aos documentos.

Art. 2º O Assistente Virtual IVO tem as seguintes finalidades, em consonância com a Política de Gestão de Documentos e as Instruções Normativas nº 003/2023 e nº 008/2023 da SEPLAG:

I - acompanhar e orientar a execução das atividades arquivísticas nas unidades administrativas da SESP em conformidade com as legislações vigentes e  orientações da Superintendência de Arquivo Público-SEPLAG;

II - promover a transferência segura e planejada de documentos físicos para a custódia da Gerência de Arquivo - GEARQ;

III - orientar sobre a eliminação responsável de documentos que cumpriram seus prazos de guarda, prevenindo descartes irregulares, extravios ou retenções indevidas;

IV - disponibilizar informações técnicas de forma ágil, acessível e interativa, facilitando a rotina de trabalho dos servidores;

V - auxiliar na classificação adequada dos assuntos dos documentos produzidos no SIGADOC;

VI - fortalecer a comunicação entre a GEARQ e as unidades setoriais, estabelecendo canal contínuo de diálogo e orientação, valorizando o papel estratégico de cada setor na preservação do patrimônio documental e no cumprimento da Lei de Acesso à Informação;

VII - contribuir para a modernização da SESP por meio da adoção de práticas inovadoras, alinhadas às diretrizes de transformação digital do Estado, com foco em melhoria dos serviços prestados, eficiência,  transparência e preservação da memória institucional.

Art. 3º Compete à Gerência de Arquivo - GEARQ:

I - promover a interação direta e qualificada por meio da atuação proativa dos servidores lotados na unidade, garantindo que o Assistente Virtual IVO funcione como ferramenta estratégica de comunicação para excelência e eficiência administrativa;

II- gerenciar, atualizar e manter o Assistente Virtual IVO;

III - garantir a conformidade das informações disponibilizadas pelo IVO com as normas vigentes;

IV - monitorar o uso da ferramenta e propor melhorias contínuas;

Art. 4º O uso do Assistente Virtual IVO será facultativo, constituindo ferramenta de comunicação ágil, de apoio complementar às orientações oficiais do órgão central, não substituindo as normas e legislações aplicáveis.

Art. 5º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

PUBLIQUE-SE. REGISTRE-SE. CUMPRA-SE.

Cuiabá-MT, 10 de fevereiro de 2026.

César Augusto de Camargo Roveri - Cel PM

Secretário de Estado de Segurança Pública

(Original assinado)

Baixar diário completo Baixar publicação com Assinatura Digital